Schnittstellen & ERPERP, DATEV & API-AnbindungShopify und Ihre Systeme, endlich verbunden.

Die wichtigste Frage bei jeder Anbindung an eine Warenwirtschaft lautet: Welches System ist führend? Meist ist es die Warenwirtschaft für Artikel, Preise und Bestände, und Shopify für Bestellungen. Diese Aufteilung muss klar sein, bevor Daten fließen – sonst überschreiben sich Systeme gegenseitig.

Danach geht es um Richtung und Zeitpunkt: Bestellungen sofort oder gesammelt, Bestände laufend oder in Abständen, Preise bei jeder Änderung oder einmal am Tag. Jede Entscheidung hat Folgen für Genauigkeit und laufende Kosten. Ich lege sie mit Ihnen fest und dokumentiere sie.

Shopify erzeugt Bestellungen, Zahlungen und Erstattungen. Ihre Buchhaltung braucht daraus Belege und Buchungen, Ihr Steuerbüro am Ende meist Daten im DATEV-Format. Dazwischen liegen Zahlungsanbieter mit eigenen Auszahlungen und Gebühren.

Der Weg dorthin führt in der Regel über ein Buchhaltungstool oder eine spezialisierte App, die Shopify-Daten aufbereitet und an DATEV übergibt. Welcher Weg passt, hängt stark davon ab, womit Ihr Steuerbüro arbeitet. Deshalb beziehe ich es früh ein. Steuerliche Beratung leiste ich nicht – ich sorge dafür, dass die Daten vollständig und richtig ankommen.

Im Versand entsteht Handarbeit bei jeder einzelnen Bestellung: Adresse übertragen, Etikett erstellen, Sendungsnummer nachtragen, Kunden informieren. Eine Anbindung an Versanddienstleister oder Versandsoftware erledigt das automatisch – oder übergibt Bestellungen direkt an einen Fulfillment-Dienstleister.

Wichtig sind die Sonderfälle: Teillieferungen, Retouren, Sendungen ins Ausland. Ich prüfe sie vor dem Start, damit sie nicht erst im Alltag auffallen.

Eine Schnittstelle, die still Fehler macht, ist schlimmer als keine. Deshalb richte ich jede Verbindung so ein, dass sie meldet, wenn etwas nicht durchläuft – per E-Mail oder im Werkzeug Ihrer Wahl. Zugangsdaten liegen verschlüsselt beim jeweiligen Dienst, nicht im Code.

Systeme ändern sich: Updates, neue Felder, geänderte Schnittstellen. Wer eine Anbindung dauerhaft betreibt, braucht jemanden, der sich darum kümmert. Das kann Ihr Team sein – mit meiner Dokumentation – oder ich im Rahmen der Website- & Shop-Betreuung.

Eine Schnittstelle überträgt Daten – auch fehlerhafte. Unterschiedliche Artikelnummern, doppelte Kunden oder uneinheitliche Einheiten fallen bei der Handarbeit oft nicht auf, weil ein Mensch sie im Kopf korrigiert. Eine Automatisierung tut das nicht.

Deshalb prüfe ich vor der Anbindung, ob die Daten in beiden Systemen zueinander passen: eindeutige Artikelnummern, gleiche Varianten, einheitliche Steuersätze. Was nicht passt, wird vorher bereinigt. Das spart später die Fehlersuche.

Wie eine Anbindung im Alltag aussehen kann, zeigt ein typischer Ablauf. Welche Schritte davon in Ihrem Fall sinnvoll sind, hängt von Ihren Systemen ab – das Beispiel beschreibt das Prinzip, kein bestimmtes Kundenprojekt.

• Eine Bestellung geht in Shopify ein
• Die Warenwirtschaft übernimmt sie und reserviert den Bestand
• Der Versanddienstleister erhält die Adresse, das Etikett entsteht automatisch
• Die Sendungsnummer kommt zurück in Shopify, der Kunde wird informiert
• Rechnung und Zahlung werden für die Buchhaltung aufbereitet
• Das Steuerbüro erhält die Daten im vereinbarten Format

Connectoren und Automatisierungsdienste kosten in der Regel eine monatliche Gebühr, die oft mit der Zahl der Vorgänge steigt. Eigene Anbindungen haben keine Lizenzgebühr, brauchen aber Betrieb und Wartung. Welche Variante auf Dauer günstiger ist, hängt von Ihrem Volumen ab.

Deshalb weise ich im Angebot nicht nur den einmaligen Aufwand aus, sondern auch die laufenden Kosten – damit Sie die Varianten ehrlich vergleichen können.

Shopify kann andere Systeme sofort benachrichtigen, wenn etwas passiert – etwa eine neue Bestellung. Solche Benachrichtigungen heißen Webhooks und eignen sich für alles, was schnell weitergehen soll. Andere Daten, wie Lagerbestände oder Preise, werden oft in festen Abständen abgeglichen.

Welcher Takt richtig ist, hängt vom Ablauf ab: Eine Bestellung soll sofort im Lager ankommen, eine Preisänderung reicht vielleicht einmal am Tag. Jeder Abgleich verursacht Aufrufe und damit oft Kosten. Deshalb lege ich den Takt bewusst fest, statt alles sofort zu synchronisieren.

Wechseln Sie gerade zu Shopify, stellt sich die Frage ohnehin: Bleibt die Warenwirtschaft, und wie wird sie neu angebunden? Das plane ich zusammen mit der Migration, damit am Umschalttag nicht nur der Shop, sondern auch der Datenfluss dahinter funktioniert.