Automatisierung & KIProzessautomatisierung & KI im UnternehmenseinsatzWeniger manuelle Arbeit. Mehr Zeit fürs Geschäft.

Jedes Projekt beginnt mit einer Prozessaufnahme: Wer macht was, mit welchen Daten, in welchen Systemen, wie oft? Dabei zeigt sich regelmäßig, dass sich ein Ablauf vereinfachen lässt, bevor er automatisiert wird. Ein Schritt fällt weg, eine Freigabe wird klarer, ein Formular sammelt gleich die richtigen Daten.

Diese Vorarbeit spart später Aufwand. Eine Automatisierung, die einen umständlichen Ablauf eins zu eins nachbaut, bleibt umständlich – nur schneller.

Für die meisten Automatisierungen arbeite ich mit Make.com. Die Plattform verbindet hunderte Anwendungen über fertige Bausteine und eigene Schnittstellenaufrufe. Abläufe sind dort sichtbar aufgebaut, lassen sich nachvollziehen und bei Bedarf anpassen.

Wo fertige Bausteine nicht reichen, verbinde ich Systeme direkt über ihre Schnittstellen. Für Shopify-Händler gibt es dafür eine eigene Seite: Shopify-Schnittstellen & ERP.

KI-Modelle sind stark darin, unstrukturierte Informationen zu ordnen: E-Mails zusammenfassen, Anfragen einer Kategorie zuordnen, Daten aus Dokumenten auslesen, Entwürfe vorbereiten. In solchen Schritten kann KI viel Zeit sparen.

Schwach ist KI dort, wo Ergebnisse immer exakt stimmen müssen oder Entscheidungen rechtliche Folgen haben. Deshalb setze ich KI als Vorbereitung ein, nicht als letzte Instanz. Ein Mensch prüft und gibt frei, bevor etwas nach außen geht.

Automatisierungen bewegen Daten zwischen Systemen – oft auch personenbezogene. Deshalb kläre ich vorab, welche Daten wohin fließen, welche Dienste beteiligt sind und wo sie ihre Daten verarbeiten. Zugangsdaten liegen verschlüsselt beim jeweiligen Dienst, nicht in Tabellen oder E-Mails.

Bei KI-Diensten prüfe ich, ob Daten zum Training verwendet werden und welche Einstellungen das verhindern. Die rechtliche Bewertung, etwa zu Auftragsverarbeitungsverträgen, liegt bei Ihnen oder Ihrem Datenschutzbeauftragten; ich liefere die technischen Angaben dafür.

Wie Automatisierung konkret aussehen kann, zeigen typische Abläufe aus kleinen und mittleren Unternehmen. Sie sind Beispiele für das Prinzip, keine Beschreibung bestimmter Kundenprojekte.

• Anfragen aus dem Website-Formular landen mit allen Angaben im CRM
• Aus einer Bestellung entsteht automatisch eine Rechnung
• Eingehende Belege werden erkannt, benannt und abgelegt
• Ein Monatsbericht wird aus mehreren Quellen zusammengestellt
• Neue Kunden erhalten eine abgestimmte Begrüßung
• E-Mails werden vorsortiert und mit einem Antwortentwurf versehen

Nicht jede Automatisierung lohnt sich. Eine einfache Rechnung hilft: Wie oft kommt der Ablauf vor, wie lange dauert er von Hand, und wie teuer sind Fehler? Dem stehen der einmalige Aufwand für den Aufbau und die laufenden Kosten der eingesetzten Dienste gegenüber.

Diese Abschätzung machen wir gemeinsam in der Bestandsaufnahme. Wenn sich ein Ablauf nicht lohnt, sage ich das – oft gibt es dann einen einfacheren Weg, etwa eine bessere Vorlage.

Viele Unternehmen nutzen bereits Werkzeuge, die mehr können, als im Alltag genutzt wird: Google Workspace oder Microsoft 365, ein CRM, eine Buchhaltungssoftware, ein Shopsystem. Oft liegt der größte Hebel darin, diese Werkzeuge miteinander zu verbinden, statt neue einzuführen.

Deshalb beginne ich mit dem, was vorhanden ist. Ein neues Werkzeug empfehle ich nur, wenn es einen klaren Vorteil bringt.

Eine Automatisierung ist erst fertig, wenn Ihr Team damit arbeiten kann. Zur Übergabe gehört deshalb eine Erklärung, was die Automatisierung tut, woran man erkennt, dass sie läuft, und was bei einer Fehlermeldung zu tun ist. Die Dokumentation bleibt bei Ihnen.

Es gibt Abläufe, bei denen Automatisierung mehr kostet als sie bringt: wenn sie selten vorkommen, sich ständig ändern oder jedes Mal eine individuelle Entscheidung verlangen. Auch ein Ablauf, der noch nicht geklärt ist, sollte nicht automatisiert werden – er würde nur ungeklärt schneller.

In solchen Fällen sage ich das offen. Oft ist eine klare Checkliste, eine bessere Vorlage oder eine kleine Änderung im Ablauf die bessere Lösung.

Neben Automatisierungen, die im Hintergrund laufen, können KI-Assistenten Ihr Team direkt unterstützen: beim Formulieren von Antworten, beim Zusammenfassen von Dokumenten oder beim Suchen in eigenen Unterlagen. Entscheidend ist, dass klar ist, welche Daten der Assistent sehen darf und wofür er eingesetzt wird.

Ich helfe dabei, sinnvolle Einsatzzwecke zu finden, passende Werkzeuge auszuwählen und Regeln für den Umgang festzulegen – damit KI im Alltag hilft, statt neue Risiken zu schaffen.

Eine Automatisierung ist kein einmaliges Projekt. Systeme bekommen Updates, Felder ändern sich, neue Sonderfälle tauchen auf. Deshalb richte ich jede Automatisierung so ein, dass sie Fehler meldet, und dokumentiere, was sie tut.

Den laufenden Betrieb können Sie mit der Dokumentation selbst übernehmen – oder ich kümmere mich im Rahmen der Website- & Shop-Betreuung darum.